关注您的人事档案——学生处、档案馆致应届毕业生的一封信

亲爱的同学们：

你们好！流水经年，逝者如斯，西北工业大学的生活即将成为你们人生中最美好的回忆。你们共同见证了西工大的发展，档案馆见证了你们成长的足迹，记录了你们在西工大成长的点点滴滴。

在你们即将跨入社会的同时，请不要忘记你的人事档案。人事档案是每个人在学习和工作中形成的、真实的记述和反映自己的学习和工作经历、德才能绩等综合素质的历史记录，它是用人单位全面了解你的重要依据。无论你是想继续求学深造，还是想发展未来事业，成绩证明、工龄计算、办理保险等各项关系你生活、工作和学习的事项中，都需要你的人事档案。在你结束学业，继续深造或参加工作之时，为了你和她能顺利抵达新的人生驿站，请你务必了解并关注以下问题。

一、西工大学生人事档案的管理部门

西工大全日制学生的人事档案由学校档案馆集中统一管理。

二、学生人事档案的转递方式

根据中组部和国家档案局的有关规定，人事档案必须通过机要局以保密通信的方式转递到档案接收单位。

三、档案转递的时间

每年七月中旬，西工大对毕业生档案以机要形式邮寄。在转寄档案时，机要局需要写清楚档案转寄所在地的具体城市。因此，学生在填写“就业协议书”时，务必填写准确单位名称或单位存档的所在地，如“***省***市****单位”。

四、填写“档案转寄地址”时须特别注意的事项

1、凡派遣单位是国有企事业单位，是能通过机要通信的方式投递到达的，如毕业生签约单位是各大部委、研究所、高等院校等，可以直接填写单位名称及其详细的地址。

2、凡派遣单位属于某国有企事业单位下属机构，不符合机要通信投递范围，比如签约单位是某中学或某个公司，则要填写与机要局有直投关系的上级或主管单位的名称及详细地址。

3、凡签约单位是非国有属性的，比如签约单位是私有、合资、境外独资企业等，人事档案须存放在某个人才交流中心，档案转递地址就填写此人才交流中心的名称及其详细地址。

4、已经考取非西工大的国内研究生，请持考研调档通知单到学生就业指导中心备案后，将考研调档函交到档案馆。

五、人事档案自带事宜

档案原则上不能由本人领取。如果就业单位要求自取或允许自带的，学生本人可携带单位调档函（调档函上注明同意自取字样）到学生就业指导中心备案。档案馆依据调档函上的要求，将领取的档案密封好，并加盖密封章。学生本人签字领取。学生本人负责将“转递人事档案材料通知单”的回执送回档案馆。（★ 注意：本人不能拆开自带的档案。本人拆开档案引发的一切后果由学生本人负责）

六、毕业生档案去向的查询

档案寄出两个月后，请同学们及时向档案接收单位查询档案是否收到。如果档案未收到需要查询去向的，请八月后及时与档案馆联系，由于机要局对机要邮寄底单只保存一年，因此，有需要查询档案邮寄去向的，一定要在一年内查询，一年以后机要局不再受理，延误查询，后果自负。

由于学生本人填写档案转递详细地址不清楚或填写错误等原因致使档案退回，请已转档学生关注并及时与档案馆联系，以便重新发档。

七、学生改派事宜

如果档案已经转递出去，学生工作单位有变动，需要改派的，必须经学生就业指导中心同意。档案馆依据学生就业指导中心开具的新的报到证，才能接收已经转递出去的档案。档案如果由本人带回学校的，档案袋必须密封完好、加盖单位骑缝公章，如有破损或开口，档案馆一概不予接收，由此引发的一切后果由学生自己负责。

关于档案转递的其他未尽事宜，请直接与档案馆学生档案管理人员联系：

学生档案办公地点：老图书馆南边一楼档案馆101室人事档案室

联系电话：88492473

学生就业指导中心联系电话：88494728

最后，衷心祝愿所有毕业生都拥有自己美好的前程！

学生处 档案馆

二〇一二年六月十一日